Riceviamo e pubblichiamo un contributo del prof. Pier Giorgio Galli.
A seguito del provvedimento congiunto del Ministero dell’Istruzione e del Ministero della Cultura del 10/12/2021[1] la scuola, ancora una volta, si trova a dover affrontare in tempi strettissimi l’ennesima emergenza. Infatti, a partire dal 1/1/2022 (di fatto dal 3/1/2022) occorrerà:
- avviare le operazioni di protocollazione e classificazione incardinate sul nuovo titolario unico;
- inserire nei fascicoli informatici secondo il piano di organizzazione delle aggregazioni documentali i documenti protocollati.
Facciamo il punto.
L’informatizzazione e la conseguente dematerializzazione dei processi amministrativi scolastici ha una lunga storia: il protocollo informatico è stato istituito nel 2000[2], il Codice dell’Amministrazione Digitale[3] è del 2005, le regole tecniche per il protocollo informatico sono del 2013[4] solo per citare alcuni dei provvedimenti che man mano si sono succeduti.
La generalità delle scuole, però, per inadeguatezza delle infrastrutture tecnologiche o per le scarse competenze digitali del personale o per mera inerzia, di fatto, non ha provveduto ad implementare le evidenze normative.
Anche per questo l’Agenzia per l’Italia Digitale – AgID[5] con “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”[6] ha cercato di far ordine, razionalizzare e dare coerenza alla stratificazione dei provvedimenti in materia di amministrazione digitale.
Il Ministero dell’Istruzione e la Direzione Generale degli Archivi del Ministero della Cultura con la citata nota congiunta hanno, di fatto, imposto una formidabile accelerazione per l’adeguamento della gestione documentale digitale delle scuole alle linee guida dell’AgID.
Vediamo di seguito quale potrebbe essere uno scadenziario delle azioni da porre in atto per adeguare l’Amministrazione Scolastica alle previsioni normative:
immediatamente (ovvero prima di avviare le procedure di protocollo 2022);
- adottare con decreto del Dirigente Scolastico il “Titolario di classificazione delle Istituzioni scolastiche” allegato alla circolare;
dal 1/1/2022 (di fatto dal 3/1/2022):
- protocollare i documenti in ingresso e uscita classificandoli con il nuovo titolario;
al più presto:
- nominare il Responsabile della gestione documentale e il suo vicario;
- nominare il Responsabile della Conservazione;
- nominare il Referente per l’Indice delle pubbliche Amministrazioni[7];
al più presto:
- organizzare il “Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali” (a volte indicato come “Piano di Fascicolazione”);
- adottare il “Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche”;
- adottare e pubblicare il “Manuale per la gestione dei flussi documentali”;
- adottare e pubblicare il “Manuale di conservazione”[8].
Certamente il primo punto di quest’ultimo elenco è il più critico anche perché né il Ministero dell’Istruzione né la Direzione Generale degli Archivi hanno fornito un piano standard a cui fare riferimento. D’altro canto il piano di organizzazione delle aggregazioni documentali è uno strumento indispensabile per poter fascicolare coerentemente i documenti. Se, infatti, i documenti non venissero inseriti nei fascicoli informatici al momento della produzione, poi l’operazione, essendo obbligatoria, andrebbe fatta a posteriori per tutti i documenti nel contempo protocollati.
Lo stesso dicasi per l’associazione immediata dei documenti al massimario di conservazione e scarto, solo in questo modo, infatti, sarà possibile tra cinquanta anni poter discernere tra i documenti che le scuole hanno affidato al Conservatore digitale e da quest’ultimo conservati per conto delle scuole.
[1] “Messa a disposizione di nuovi strumenti a supporto della gestione documentale delle Istituzioni scolastiche”, Ministero dell’Istruzione e Ministero della Cultura, prot. 3868, 10/12/2021
[2] “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa – TUDA”, D. Lgs. 445/2000 ss.mm.ii.
[3] “Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD”, D.Lgs. 82/2005 ss.mm.ii.
[4] “Regole tecniche per il protocollo informatico (…)”, DPCM, 3/12/2013.
[5] https://www.agid.gov.it/it/agenzia/chi-siamo
[6] “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, Gazzetta Ufficiale 259, 19/10/2020.
[7] https://indicepa.gov.it/ipa-portale/
[8] “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, Gazzetta Ufficiale 259, 19/10/2020.
