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Gestione finanziaria e programma annuale: come predisporre la relazione di accompagnamento?

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Proseguendo nella illustrazione del processo di predisposizione del programma annuale che già abbiamo introdotto in un primo articolo, si forniscono alcune indicazioni per la stesura della relazione di accompagnamento.

Il dirigente ha l’obbligo (art. 25 del D.Lgs. 165/01) di mettere a conoscenza il consiglio di istituto, periodicamente, sull’andamento generale della gestione. Ovviamente occorre coerenza tra quanto rilevato nelle relazioni illustrative ed il P.A.; concretamente, non deve accadere di scoprire i problemi, che non hanno consentito di raggiungere gli obiettivi formativi, al momento di approvare il P.A.

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La relazione di accompagnamento al Programma Annuale

La relazione di accompagnamento al P.A. ha grande rilevanza sia di indirizzo oltre che di gestione. Per questo motivo il dirigente non deve delegarne ad alcuno la stesura, perché sarà il dirigente ad essere valutato sui risultati di gestione e sulla coerenza e congruità delle relative analisi. In particolare, il dirigente che fornisce giustificazioni improvvisate a posteriori, per fatti e dinamiche che non è stato in grado di prevedere e contrastare a tempo debito, si espone a giudizio imbarazzanti o, addirittura, negativi.

Quindi, oltre ad essere fondamentale la correttezza formale della relazione, è importante la congruenza e la fondatezza delle affermazioni contenute. Il P.A. è fondato sulle norme iscritte nel Regolamento e dall’essere strumentale all’attuazione del P.T.O.F. Un P.A. che non fosse in armonia con queste coordinate, che si allontanasse dagli obiettivi del P.T.O.F. o li contrastasse, perderebbe la sua legittimazione sino a fare ipotizzare responsabilità erariale a carico del dirigente. Certamente non soddisferebbe le esigenze del controllo di gestione, che mette in relazione gli obiettivi (individuati dagli organi competenti) con l’impiego delle risorse (affidate al dirigente).

Ai fini della redazione della relazione, il dirigente può seguire all’incirca la stessa struttura del P.T.O.F.

Si consiglia di articolarla, orientativamente, nelle seguenti parti:

  1. dati quantitativi relativi alla scuola (classi, alunni, personale docente ed ATA a t.i. ed a t.d.;  sedi; indirizzi di studio; sperimentazioni in atto; …);
  2. dati di contesto relativi alla scuola (condizioni della struttura edilizia; collocazione urbanistica; caratteristiche dell’utenza di riferimento; eventuali richieste formative da parte di soggetti esterni – genitori, enti locali, aziende, università, … -; disponibilità di risorse culturali o strutturali esterne alla scuola – piscine, palestre, biblioteche, mediateche, laboratori, … -; reti o consorzi di cui la scuola fa parte e relative finalità e vincoli; …);
  3. priorità individuate nel Rapporto di autovalutazione (in sigla RAV) (recupero della dispersione; recupero del profitto; offerta formativa aggiuntiva antimeridiana o pomeridiana; attività integrative di vario tipo  artistico, sportivo, linguistico, informatico; servizi formativi aperti al territorio; corsi serali; società polisportive…);
  4. progetti e/o attività non obbligatori inseriti nel P.T.O.F. (elenco, con l’indicazione del costo complessivo e di quelli eventualmente articolati su più anni);
  5. precedenze adottate per destinare le risorse disponibili ai progetti approvati (Ci si riferisce a progetti che dovranno essere finanziati con quote – non ancora riscosse – dell’avanzo di amministrazione. In questo caso, per non incidere sulla cassa, i progetti si attueranno dopo l’effettivo introito delle risorse relative. Nella relazione si indicherà l’ordine con cui verranno realizzati man mano che si verificheranno le riscossioni);
  6. risorse disponibili (finanziamenti vincolati e non vincolati provenienti dallo Stato o da altri soggetti istituzionali; contributi delle famiglie; contributi di altri soggetti; proventi da gestioni economiche; proventi da compartecipazione in reti o iniziative esterne; proventi da progetti europei o regionali; …)
  7. illustrazione analitica dei diversi aggregati e voci del programma.

Questa organizzazione della relazione, pur apparendo molto ampia, certamente ha una stabilità temporale non indifferente. Va tenuto conto che la parte  iniziale è costituita da elementi ricorrenti, che richiedono pochi aggiustamenti da un anno all’altro. Inoltre, tutti i dati sono facilmente ricavabili dal P.T.O.F. o da altra documentazione interna di uso corrente.

I punti 4, 5 e 6 sono di primaria importanza per la tutela e la valorizzazione dell’azione di gestione: devono essere affrontati con attenzione ed illustrati con chiarezza. Le analisi e le valutazioni, inserite in questa parte della relazione, devono poter essere documentate e non devono risultare contraddette da documenti che siano – per qualsiasi motivo – agli atti della scuola o della amministrazione.

L’aggregato Z01: dotazione finanziaria da programmare

Questa voce è stata inserita in fondo al prospetto delle spese, per bilanciare l’utilizzo dell’avanzo di amministrazione e per attenuare gli effetti della mancata coincidenza temporale fra l’E.F. e l’anno scolastico.

Ai sensi del Regolamento, si iscrive l’intero avanzo di amministrazione fra le Entrate. Normalmente avviene che la scuola non ha necessità o possibilità di utilizzarlo per intero; quindi non iscriverà un pari importo fra le uscite e non potrà bilanciare l’Entrata con la Spesa. Per fare quadrare il bilancio tra entrate ed uscite, è stata istituita una specifica voce dell’Uscita, la Z01, deputata a contenere la quota di avanzo di amministrazione eventualmente non finalizzata ad alcuna particolare ipotesi di spesa.

Facciamo un esempio: la scuola ha un avanzo pari a 10.000 euro, vengono utilizzati 7.000 euro per spese distribuite nei diversi aggregati e voci, la parte rimanente, 3.000 euro, verrà iscritta sotto la voce Z01, realizzando così la quadratura.

L’aggregato Z01 costituisce un importante contenitore di risorse, sia vincolate che non-vincolate. Ovviamente le risorse iscritte nell’aggregato Z01 non perdono il vincolo di destinazione. Ciò premesso, ipotizziamo che, nel predisporre il P.A., non si abbiano sufficienti elementi di previsione relativi ai mesi da settembre a dicembre dell’E.F. a cui si riferisce il P.A. (dimensionamento della scuola, dinamiche particolari relative all’iscrizione degli alunni, previsione di mobilità dei docenti con riflessi sul P.T.O.F., …); il dirigente programmerà le uscite relative ai primi otto mesi  ed accantonerà le entrate che pensa di utilizzare a partire da settembre, iscrivendole nella voce Z01. Quando saranno chiari gli orientamenti per la seconda parte dell’E.F., si procederà alle opportune variazioni al P.A., riducendo la voce Z01 ed iscrivendo specifiche voci di spesa finalizzate ai programmi da realizzare.

Un’altra ipotesi di utilizzo è legata alla valutazione di rilevanti fluttuazioni nelle previsioni di spesa che non possono essere assorbite dal fondo di riserva (5% della dotazione ordinaria). Si può accantonare una quota nella voce Z01, per poi prelevarla con apposita variazione al P.A., nel momento in cui sarà possibile determinare con migliore precisione l’ammontare delle spese.