Il paragrafo 2.4 della Circolare n. 22994 del 13 novembre 2019 relativa alle iscrizioni all’a.s. 2020/2021 è dedicato alla raccolta dei dati personali.
Con riferimento alla predisposizione del modulo di iscrizione, on-line o cartaceo ove previsto, le scuole devono osservare scrupolosamente quanto previsto nel Codice per la protezione dei dati personali, anche considerando che i dati raccolti e successivamente trattati si riferiscono prevalentemente a soggetti minori di età.
Per le scuole che dunque vogliano intendano integrare e personalizzare il modulo di iscrizione, il Miur ribadisce che le ulteriori informazioni raccolte devono essere strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono trattate anche collegate agli obiettivi inseriti nel Piano triennale dell’offerta formativa. La valutazione della pertinenza e non eccedenza delle informazioni può essere condotta verificando se i dati raccolti siano effettivamente attinenti e correlati alla finalità dell’iscrizione scolastica e se tale finalità possa essere validamente raggiunta con l’esclusivo uso dei dati personali già raccolti dalla scuola.
In proposito, sono qualificati eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità delle iscrizioni i dati riferiti al titolo di studio e alla professione dei genitori e degli esercenti la responsabilità genitoriale di alunni/studenti.
Pertanto, le richieste di informazioni finalizzate all’accoglimento delle domande di iscrizione o per l’attribuzione di precedenze o punteggi nelle graduatorie/liste di attesa, dovranno essere definite con delibera del Consiglio di istituto che evidenzi in maniera puntuale i motivi che rendono indispensabile la raccolta di informazioni ulteriori.
Le scuole devono fornire l‘informativa secondo le seguenti modalità:
- per le iscrizioni online, la pagina contenente l’informativa deve essere visualizzata prima dell’accesso alle pagine del modello di iscrizione da compilare e un flag ne deve registrare la presa visione per le scuole statali ovvero l’accettazione per le scuole paritarie o i centri di formazione professionale regionale;
- per le iscrizioni che non vengono effettuate online l’informativa deve essere opportunamente allegata al modello di iscrizione cartacea.
Le istituzioni scolastiche che, in virtù dell’autonomia, abbiano integrato il modulo di iscrizione con la richiesta di dati personali aggiuntivi necessari per fornire alle famiglie particolari servizi ovvero per renderle consapevoli dei criteri di precedenza nelle iscrizioni (come deliberato dal Consiglio d’Istituto), devono completare l’informativa con l’indicazione della delibera.
Le scuolee possono utilizzare anche ulteriori modalità di pubblicizzazione dell’informativa sul trattamento dei dati personali di alunni/studenti, quali, ad esempio, la pubblicazione del testo dell’informativa sul sito web della scuola.
Al termine della procedura di iscrizione le scuole possono conservare, con modalità che consentono l’identificazione degli interessati, i moduli di iscrizione relativi ad alunni/studenti che, pur avendo presentato la domanda, non si sono per qualsiasi ragione iscritti, solo per le finalità espressamente previste dalla normativa di settore e per un periodo di tempo non superiore a quello a tali fini strettamente necessario.
