Sempre più spesso insegnanti e altri operatori scolastici ci segnalano un problema tanto banale quanto sgradevole.
Come fare quando si deve inviare una comunicazione importante alla propria segreteria scolastica o al dirigente stesso?
La risposta è semplice, ma il fatto che molti nostri lettori continuino a chiderci informazioni in merito ci induce a pensare che, nei fatti, il problema sia talora di difficile soluzione.
Ovviamente la prima soluzione è quella di consegnare la nota scritta all’ufficio di segreteria chiedendo che venga rilasciato un numero di protocollo.
La cosa migliore sarebbe anzi quella di poter ottenere dall’ufficio una fotocopia della nota dopo su questa sia stato annotato il timbro con il protocollo.
Diversi lettori ci hanno però fatto osservare che talora l’ufficio non è disponibile a fornire subito il numero di protocollo; in un paio di casi ci è stato anche segnalato che l’ufficio avrebbe risposto che per fornire il numero di protocollo era necessario acquisire l’autorizzazione del dirigente scolastico.
E’ ovvio che dover “ingaggiare” discussioni o addirittura battibecchi con gli uffici è estremamente sgradevole e alle volte c’è persino chi rinuncia a scrivere una lettera e preferisce limitarsi a segnalare il problema con una mail o con una telefonata.
C’è però un modo semplicissimo per evitare ogni forma di “contenzioso”: con pochi euro all’anno (ci sono ormai servizi che non costano più di 5 euro) è possibile dotarsi di una casella di PEC (posta elettronica certificata) con cui comunicare con la segreteria della scuola.
Il DPR 68 dell’11 febbraio 2005 stabilisce che la PEC ha valore legale a ogni effetto ed è equiparata alla “raccomandata con ricevuta di ritorno”. Unica avvertenza importante: per avere peino valore legale anche la casella di posta del destinario deve essere certificata. In altre parole: il docente che vuole avere la certezza che la propria lettera sia consegnata e ricevuta dalla scuola deve inviare la mail all’indirizzo PEC della scuola (per legge tutte le istituzioni scolastiche devono essere dotate di PEC, l’indirizzo in genere è evidenziato nel sito WEB ufficiale della scuola stessa).
Inviando una PEC all’indirizzo certificato della scuola non c’è più bisogno del numero di protocollo perchè la ricevuta che il sistema invia al mittente è la “prova provata” che la mail è arrivata a destinazione.
Un lettore ci ha segnalato che la segreteria della sua scuola ha obiettato che “la casella di PEC è usata poco e viene scaricata solo saltuariamente”.
Ovviamente questa spiegazione non ha molto valore perchè è evidente che la scuola, come ogni altro ufficio pubblico, ha il dovere di controllare la posta in arrivo.
Insomma, inviando una PEC si ha comunque la certezza legale che la comunicazione sia stata spedita e ricevuta.
La spesa non è eccessiva e vale davvero la pena “attrezzarsi” in tal senso, soprattutto se i rapporti con l’ufficio di segreteria o di presidenza sono un po’ complicati per varie ragioni.
