Verbale del Collegio docenti, la sua bozza può essere diffusa per consentire una sua trasparente e corretta approvazione

Un docente di un Istituto di Istruzione Superiore della Sicilia ci chiede: “La mia dirigente scolastica non allega mai, nella documentazione preparatoria del Collegio docenti, la bozza del verbale della seduta precedente. Sostiene che non lo possa fare per generiche motivazioni di privacy. Quindi i docenti non conoscono in anticipo cosa ci sia scritto in tale verbale e molto spesso, questo importante documento, viene approvato senza una sua conoscenza o attraverso una frettolosa lettura. È legittimo non consegnare la bozza del verbale della seduta precedente?“.

Bozza del verbale consegnata in anticipo

È importante sapere che la bozza del verbale del Collegio docenti può essere tranquillamente inviata in anticipo ai docenti ed è una pratica ormai ampiamente diffusa e raccomandata nelle scuole italiane per ottimizzare i tempi della sua approvazione. Non esistono motivi ostativi legati alla privacy che ne impediscano la condivisione interna della bozza del Collegio docenti. Essendo comunque un documento interno e per il rispetto del Segreto d’ufficio, la bozza del verbale di un Collegio docenti è consegnato alla responsabilità individuale di ogni insegnante che non lo può divulgare all’esterno dei componenti dell’organo collegiale.

I docenti sono componenti a pieno titolo del Collegio. Per poter approvare consapevolmente il verbale nella seduta successiva, proporre rettifiche o chiedere integrazioni, devono essere messi in condizione di prenderne visione in tempo utile.

Nessun vincolo di privacy

Occorre precisare, a scanso di equivoci, che tutti gli insegnanti sono membri di diritto del Collegio Docenti, in nessun caso possono essere considerati “soggetti terzi esterni”, ma componenti a pieno titolo giuridico dell’organo che ha generato l’atto di verbalizzazione e vincolati al segreto d’ufficio e alla riservatezza sui dati trattati in ambito scolastico.

La bozza del verbale contiene informazioni relative a una seduta a cui i docenti stessi hanno preso parte o avevano l’obbligo legislativo e contrattuale di partecipare. Pertanto, è doveroso precisarlo, la diffusione interna tra docenti della bozza del verbale di una seduta collegiale non costituisce nessuna violazione della privacy e nessun trattamento dei dati personali.

I giusti cannali di diffusione

Sarebbe buona prassi da parte di un dirigente scolastico inviare ai docenti la bozza del verbale dell’ultimo Collegio attraverso canali riservati come la Bacheca del Registro elettronico o la casella di posta elettronica istituzionale. Il dirigente scolastico farebbe cosa giusta di consegnare la bozza del verbale specificando all’interno del documento che si tratta di un atto riservato ad esclusivo uso interno da non divulgare a terze persone, atto che riguarda esclusivamente i docenti appartenenti all’organo collegiale.

Consiglio di Stato e l’interesse concreto e diretto

Il Consiglio di Stato con sentenza n. 2423 del 6 maggio 2013 ha statuito che “Il componente di un organo collegiale dell’amministrazione ha un interesse concreto e diretto, oltre che qualificato, a disporre di copia degli atti e dei verbali inerenti
all’attività del collegio stesso, per verifica, approfondimento, memoria dell’iter di formazione della volontà collegiale; disponibilità che non può essere circoscritta solo all’occasione delle riunioni cui egli partecipa o della apposizione della firma ai verbali ad esse relativi. Proprio alla qualità di componente di organo collegiale dell’istituzione scolastica si riconnette l’interesse, cui la disponibilità della documentazione può essere funzionale, ad ogni utile iniziativa sul piano propositivo e deliberativo per il miglior perseguimento degli interessi di rilievo pubblico che fanno capo all’istituzione stessa”.