In un’era digitale in cui riceviamo documenti in continuazione, dalle ricevute scannerizzate ai contratti di più pagine, disporre di un modo strutturato per archiviare e recuperare questi file è essenziale.
Questo articolo vuole aiutarti a capire come creare un archivio che sia adatto alle tue esigenze. Esploreremo quindi alcuni strumenti che possono fare una differenza
sorprendente.
Che cos’è un archivio digitale?
Cominciamo dalle basi. Un archivio digitale è un sistema deliberatamente creato per conservare i tuoi file in modalità organizzata, sicura e fruibile a lungo termine.
Tutti noi conosciamo la sensazione che si prova nell’aprire uno schedario pieno oltremodo. L’archiviazione fisica ha enormi limitazioni: spazio, usura e l’inevitabilità di smarrire le cose.
L’archiviazione digitale, invece, è agile. Ti permette di archiviare migliaia di documenti nel cloud e di effettuare ricerche per parola chiave o tag. Ti consente inoltre di proteggere i file con la crittografia.
Che cosa puoi archiviare?
Il bello dell’archiviazione digitale è che si può conservare quasi tutto, purché venga digitalizzato. Dalle politiche interne e i contratti, ai file del personale e i rendiconti finanziari. Il segreto giace nel scegliere i formati e gli strumenti giusti. In questo contesto, il formato PDF è il formato ideale per preservare documenti nel corso del tempo. È affidabile e universalmente compatibile.
Come creare un archivio digitale
Prima di caricare tutto sul cloud storage, pensa al tipo di archivio di cui hai bisogno. Un grafico organizzerà il proprio archivio in modo diverso da un avvocato. O ancora, un archivio personale non dovrà raggiungere il livello di conformità richiesto a un’azienda.
Una buona norma è quella di fare in modo che l’archivio documenti digitali rispecchi il tuo modus operandi. Può essere organizzato per anno, cliente, argomento o tipo di documento. Considera pure l’aggiunta di etichette e codici colore.
Una volta scelta una configurazione per riordinare i tuoi documenti, attieniti a essa. Ti risulterà utile nel futuro. Di seguito alcuni esempi pratici:
- 2025 > Finanze > Dichiarazione delle tasse.
- Clienti > Progetto X > Risultati.
- Legale > Contratti.
Oltre al nome delle cartelle, considera l’aggiunta di etichette e codici colore.
Scegli lo strumento che fa al caso tuo
Come archiviare documenti digitali? Il trucco è mantenere una certa coerenza e scegliere strumenti che semplifichino il tuo lavoro. Esistono una varietà di soluzioni per l’archiviazione documenti digitali, ma non tutte sono state concepite mettendo l’archiviazione al centro. Diamo loro un’occhiata più da vicino.
Dropbox Business
Dropbox Business supporta una solida sincronizzazione e cronologia delle versioni. È ideale per la collaborazione ma meno adatto all’archiviazione a lungo termine. È difatti ottimo in termini di accesso centralizzato ma meno per l’archiviazione strutturata in termini di metadati. Nel corso del tempo, i metadati come l’autore, il tipo di documento, il periodo di conservazione e così via, sono essenziali.
Google Drive (Workspace)
Google Drive (Workspace) è una scelta popolare per la creazione e la condivisione di documenti. Tuttavia, non è stato progettato come archivio digitale in sé, ma piuttosto come un semplice spazio di archiviazione. Ciò spiega come mai Google Drive non offra un livello di sicurezza avanzato, a meno che non venga combinato con Google Vault.
Microsoft OneDrive for Business
Microsoft OneDrive for Business si integra perfettamente con la suite Microsoft 365. Gli strumenti di amministrazione e di versioning sono decisamente efficaci. Nonostante ciò, molte delle funzionalità di OneDrive sono impiegabili solo se abbinate ad altri strumenti Microsoft (come Teams, SharePoint od Outlook).
Per i team più piccoli che non utilizzano Microsoft in modo trasversale, il costo o la complessità di questo strumento potrebbe non essere giustificato.
Google Docs
Google Docs permette di archiviare i documenti in formato di lavoro Microsoft Word (.docx) a favore della modifica in tempo reale. Questo approccio, però, non consente di sapere con certezza quando un documento ha finalmente raggiunto la sua versione finale. Per l’archiviazione è infatti preferibile esportare i tuoi file in formato PDF.
PDF Guru
È qui che PDF Guru entra in gioco. Questa piattaforma online è specializzata nell’elaborazione di PDF. Ti permette di modificare, firmare elettronicamente, convertire e comprimere file PDF senza perdita di qualità, layout, o formattazione. Consente anche di crittografare PDF, limitare l’accesso ed eliminare contenuti sensibili, tutte funzioni fondamentali per l’archiviazione di file riservati.
Queste funzionalità rendono PDF Guru un compagno insostituibile per liberi professionisti e piccoli team che desiderano flussi di lavoro di archiviazione affidabili senza la complessità o il costo di un archivio digitale completo.
Linee guida per l’archiviazione digitale
Come archiviare documenti digitali nel lungo periodo? Per mantenere il tuo archivio documenti digitali in salute è necessario un minimo di manutenzione. Esegui regolarmente il backup, preferibilmente in più di una posizione. Utilizza la cronologia delle versioni per tenere traccia delle modifiche con opzione di ripristino.
Archiviare non significa chiudere i documenti in un caveau. Devono essere utilizzabili e condivisibili per ogni evenienza con clienti e colleghi. Fai in modo che i documenti siano facilmente individuabili in qualsiasi momento.
Programma dunque revisioni dell’archivio trimestrali per individuare tempestivamente l’insorgere di problemi ed eliminare file nel rispetto delle norme GDPR laddove necessario.
Inizia oggi il tuo archivio digitale!
L’archiviazione digitale è una di quelle abitudini che migliora di molto il tuo modo di lavorare. Se fatta bene, porta chiarezza nel caos, trasforma ore di ricerca in secondi e offre la tranquillità di sapere che i tuoi file sono protetti e sempre accessibili.
Con un po’ di pianificazione e lo strumento adatto, puoi creare un archivio digitale di facile gestione e fruizione. Inizia oggi il tuo archivio documenti digitali!
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