Come rispettare la privacy a scuola: guida operativa del garante

Il Garante della Privacy, nell’ambito del proprio ruolo e in vista dell’apertura delle scuole, ha proposto agli istituti il documento operativo elaborato nel 2025 “La scuola a prova di privacy”. L’obiettivo è fornire indicazioni per gestire correttamente le informazioni che riguardano studenti, famiglie, docenti e personale ATA.

Il documento non si limita a richiamare norme e principi, ma affronta casi concreti, errori ricorrenti e nuove criticità. Particolare attenzione viene riservata alle tecnologie digitali, sempre più presenti nel mondo scolastico e capaci di creare nuove problematiche nella gestione dei dati personali.

Privacy scuola, come devono essere trattati i dati

Il Garante ribadisce innanzitutto che ogni istituzione scolastica deve informare in modo chiaro e comprensibile gli interessati, compresi i minori, sulle modalità con cui vengono trattati i dati personali. L’informativa sulla privacy non deve essere considerata un semplice adempimento formale, ma rappresenta il primo strumento di tutela. Deve indicare le finalità del trattamento, le basi giuridiche, i tempi di conservazione e i diritti degli interessati.

Il dirigente scolastico è il titolare del trattamento e stabilisce modalità e finalità. Il personale docente e amministrativo opera invece come soggetto autorizzato, nel rispetto dei limiti previsti. La corretta gestione delle informazioni deve quindi accompagnare le diverse attività della vita scolastica, dalla fase dell’iscrizione fino alla pubblicazione di comunicazioni e documenti.

Privacy degli alunni, a cosa prestare attenzione

Una parte significativa del documento riguarda la tutela dei dati degli studenti. Già durante le iscrizioni, le scuole sono invitate a non richiedere informazioni poco pertinenti rispetto alle finalità della procedura, come la professione dei genitori o determinate condizioni familiari. Particolare attenzione deve essere prestata anche ai temi e alle attività svolte in classe. Questi sono considerati leciti, ma è opportuno evitare la lettura ad alta voce quando potrebbe comportare la diffusione involontaria di vicende personali dello studente.

Per quanto riguarda voti ed esami, gli esiti e le informazioni relative alle prove differenziate degli alunni con disabilità o DSA devono essere gestiti attraverso l’area riservata del registro elettronico. Anche le comunicazioni scolastiche devono tutelare la riservatezza: le circolari generali non devono riportare i nomi degli studenti coinvolti in episodi disciplinari o situazioni delicate.  In presenza di disabilità o DSA non possono essere diffusi elenchi o informazioni sanitarie e l’accesso deve essere riservato esclusivamente ai soggetti legittimati. Allo stesso modo, per mensa e scuolabus non possono essere pubblicati elenchi di morosi, beneficiari di agevolazioni o utenti del servizio di trasporto.

Privacy del personale, quali dati devono essere protetti

Le indicazioni del Garante riguardano anche la privacy di docenti e personale ATA. Le scuole non devono comunicare a soggetti terzi informazioni relative alla salute, alle assenze o a eventuali provvedimenti disciplinari dei lavoratori.

Attenzione anche alla predisposizione dell’orario scolastico: devono essere evitate sigle che possano rivelare la fruizione di permessi sindacali o sanitari. Non devono inoltre circolare all’interno dell’istituto o tra colleghi dati non autorizzati relativi al personale.

Pubblicazione online, quali informazioni evitare

Il documento ricorda che pubblicare un’informazione online equivale a diffonderla a un pubblico indeterminato. Il sito della scuola non può quindi essere considerato come una normale bacheca. Per questo motivo è opportuno evitare la pubblicazione sul sito istituzionale degli elenchi delle classi.

Nel caso delle graduatorie del personale, invece, devono essere riportati soltanto nome, cognome, punteggio e posizione, mantenendo le informazioni online per il tempo strettamente necessario.

Tecnologie digitali, opportunità e rischi per la privacy

Il documento affronta anche le conseguenze della crescente presenza delle tecnologie digitali a scuola, evidenziandone sia le opportunità sia i possibili rischi. L’attenzione riguarda diversi ambiti, dall’intelligenza artificiale all’utilizzo di smartphone e tablet, fino al cyberbullismo e alla pubblicazione online di fotografie e documenti. Anche in questi casi la diffusione online può rendere i dati accessibili a un pubblico indeterminato, rendendo necessaria una particolare attenzione nella gestione dei contenuti.

Intelligenza artificiale, cosa devono sapere le scuole

Le scuole possono utilizzare strumenti di intelligenza artificiale, prestando però attenzione alle linee guida emanate dal Ministero dell’Istruzione e del Merito. L’utilizzo dell’IA deve quindi inserirsi all’interno delle indicazioni previste per il sistema scolastico e tenere conto delle esigenze di tutela dei dati personali.

Smartphone e tablet, quando possono essere utilizzati

Il documento richiama infine l’attenzione sull’utilizzo di smartphone e tablet, soprattutto per il rischio che fotografie e video possano essere diffusi impropriamente. Il loro utilizzo deve tenere conto delle direttive emanate dal Ministero, che prevedono specifiche eccezioni. Questi dispositivi possono essere utilizzati come supporti previsti nel PEI degli alunni con disabilità o, per gli studenti con DSA, quando indicati nel Piano Didattico Personalizzato. Il documento richiama inoltre il caso degli istituti tecnici con indirizzo informatico, nell’ambito delle eccezioni previste per l’utilizzo di tali strumenti.