Delibere del Consglio di Istituto, i membri dell’organo collegiale devono entrare in possesso dei relativi documenti

Un docente componente del Consiglio di Istituto della sua scuola ci pone una domanda sulla legittimità della convocazione delle sedute deliberanti dell’organo collegiale di cui fa parte: “Può il Presidente del Consiglio di Istituto convocare una seduta deliberante ordinaria senza allegare nessuna documentazione relativa ai punti all’ordine del giorno, scrivendo che la documentazione relativa ai punti all’o.d.g. è consultabile presso l’ufficio di segreteria a partire da 48 ore prima della seduta?“. È legittima questa modalità di consentire, in un tempo così ristretto, solo la semplice consultazione dei documenti realtivi ai punti dell’ordine del giorno di una seduta deliberante del Consiglio di Istituto? Non è assolutamente legittima questa modalità e determina, tra le altre cose, un evidente ostacolo alla conoscenza dei contenuti documentali per effettuare delibere consapevoli ed eventuali voti contrari.

Tempi congrui e possesso dei documenti

Se non esiste un apposito regolamento del Consiglio di Istituto che consenta al Presidente di questo organo collegiale di consentire l’accesso alla consultazione degli atti solo 48 ore prima della seduta e agli orari d’ufficio della Segreteria scolastica, allora si tratta di una modalità illegittima e di un grave atto unilaterale.

Trattandosi di una seduta ordinaria e non di una seduta straordinaria e urgente, i consiglieri hanno tutto il diritto di avere il tempo necessario per studiare le carte, consultarsi con le componenti che rappresentano (genitori, docenti, ATA, studenti) ed eventualmente elaborare obiezioni, mozioni o emendamenti, modifiche e chiarimenti relativi agli atti e alle delibere stesse. I tempi per ricevere i documenti relativi agli ordini del giorno devono essere congrui e non fugaci e solo attraverso una semplice consultazione.

È importante specificare che i documenti relativi agli atti di delibera del Consiglio di Istituto devono essere messi a disposizione dei membri del Consiglio in tempo utile per consentire una lettura adeguata.

Sebbene la legge non obblighi esplicitamente alla “consegna materiale” dei documenti , la giurisprudenza amministrativa e i principi della Pubblica Amministrazione stabiliscono in modo chiaro che il diritto all’informazione dei consiglieri è un presupposto di legittimità delle delibere stesse. Si parla di un principio giurisprudenziale che si chiama “delibera consapevole“.

Il principio della delibera consapevole

È bene ricordare che in tema di “difetto di istruttoria” il Consiglio di Stato ha specificato che la decisione di un organo collegiale è valida, se i suoi componenti devono essere posti in condizione di conoscere l’oggetto della discussione in modo approfondito. Se i consiglieri non ricevono la documentazione in tempo per poterla studiare, il voto non può essere definito “consapevole”. Di conseguenza, la delibera può essere impugnata e annullata per vizio di procedurale.

In buona sostanza il Consiglio di Stato con la sentenza n. 3814 del 21 giugno 2018, anche se riferita ai collegi degli Enti locali, ha sottolineato che i membri di un organo collegiale sono pienamente legittimati a impugnare le deliberazioni del proprio stesso consesso qualora vengano violate le norme che garantiscono loro l’esercizio del mandato, tra cui spicca proprio il diritto a ricevere informazioni complete e tempestive sugli oggetti in discussione.