Intelligenza Artificiale, organizzazione della segreteria: profili giuridici, procedimentali e responsabilità dirigenziali – BOZZA REGOLAMENTO

Il presente contributo esamina l’integrazione dei sistemi di Intelligenza Artificiale (AI) all’interno delle segreterie delle Istituzioni Scolastiche. L’analisi si focalizza sul delicato equilibrio tra l’esigenza di efficientamento della performance pubblica e il rispetto dei principi costituzionali di buon andamento e imparzialità. Si analizzano, inoltre, le implicazioni di responsabilità in capo al Dirigente Scolastico e al DSGA alla luce del nuovo Regolamento Europeo sull’AI (AI Act).

L’AI come strumento di supporto al buon andamento della Scuola

L’Istituzione Scolastica, in quanto articolazione della Pubblica Amministrazione, è sempre più investita dal processo di trasformazione digitale imposto dal Piano Triennale per l’Informatica nella PA. L’Intelligenza Artificiale non si configura più come mera opzione tecnologica, ma come strumento di supporto alla decisione amministrativa.

L’introduzione dell’Intelligenza Artificiale (AI) nelle segreterie scolastiche non rappresenta quindi una semplice evoluzione tecnologica, ma un mutamento di paradigma nell’esercizio della funzione amministrativa. Ai sensi dell’art. 97 della Costituzione, l’azione amministrativa deve essere improntata ai principi di buon andamento e imparzialità. In tale contesto, l’AI si pone come strumento per il perseguimento dell’efficacia e dell’efficienza, riducendo i tempi del procedimento amministrativo e minimizzando l’errore umano in compiti ripetitivi.

Tuttavia, l’autonomia scolastica impone che l’adozione di tali tecnologie sia governata da un quadro regolatorio rigoroso, che eviti la “deumanizzazione” del provvedimento e garantisca la trasparenza algoritmica.

Il quadro normativo di riferimento

La base giuridica per l’implementazione dell’AI nelle segreterie delle scuole è stratificata:

• Regolamento UE 2024/1689 (AI Act): stabilisce regole armonizzate per l’IA, classificando i sistemi in base al rischio. Molti processi scolastici (es. gestione delle carriere o reclutamento) potrebbero ricadere in ambiti monitorati per il potenziale impatto sui diritti fondamentali.
• Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D. Lgs. 82/2005): l’art. 12 obbliga le PA a riorganizzare la propria attività utilizzando le tecnologie dell’informazione.
• Codice dei Contratti Pubblici (D. Lgs. 36/2023): gli articoli 30 e 31 disciplinano l’uso di procedure automatizzate nel ciclo di vita dei contratti, imponendo la disponibilità del codice sorgente e l’esplicazione della logica algoritmica.
• Legge 241/1990: rimane il pilastro del procedimento amministrativo, imponendo l’obbligo di motivazione anche per gli atti supportati da sistemi automatizzati.

L’adozione dell’AI nella segreteria della Scuola deve conformarsi anche al principio di legalità algoritmica: secondo l’orientamento consolidato del Consiglio di Stato (cfr. Cons. Stato, Sez. VI, n. 2270/2019), l’uso dell’algoritmo è legittimo a condizione che siano garantite la conoscibilità, la comprensibilità e la non esclusività della decisione.

L’impatto sull’assetto organizzativo e la revisione dei processi

La “Segreteria Intelligente” della Scuola che opera con l’ausilio dell’AI impone una revisione del mansionario e del Piano delle Attività del personale ATA. L’AI interviene su tre direttrici funzionali:

1. Funzione Giuridica: automazione della verifica nelle procedure adottate.
2. Funzione Contabile: supporto alla programmazione finanziaria attraverso modelli predittivi di spesa, in linea con il D.I. 129/2018.
3. Funzione Relazionale: implementazione di interfacce conversazionali (chatbot) per la gestione del front-office, riducendo il carico di lavoro asincrono.

Nell’ambito contabile, per esempio, l’AI può generare il maggior valore aggiunto, data la natura strutturata dei dati. Infatti, l’integrazione di sistemi di Machine Learning nei software gestionali (es. SIDI o pacchetti proprietari) permette un’analisi predittiva dei “Flussi di Cassa”: l’AI può analizzare lo storico dei trasferimenti ministeriali e delle spese correnti per suggerire variazioni di bilancio tempestive ex art. 10 del D.I. 129/2018.

Mentre, nell’ambito dell’attività negoziale l’AI può supportare il DS (in qualità di RUP) nella redazione dei capitolati d’onere e nella valutazione delle offerte economiche, identificando anomalie nei prezzi di mercato attraverso il confronto automatizzato con le banche dati ANAC e le convenzioni Consip attive.

Il “provvedimento amministrativo algoritmico”

Il cuore del dibattito giuridico risiede nella natura del provvedimento. La giurisprudenza del Consiglio di Stato (Sentenze n. 2270/2019 e n. 845/2020) ha stabilito tre principi cardine:

1. Conoscibilità: il cittadino e/o, nel caso di specie, il personale scolastico deve poter conoscere l’esistenza di processi decisionali automatizzati e la logica che li sottende.
2. Non esclusività della decisione: deve esserci sempre un intervento umano capace di validare, smentire o modificare l’output dell’AI (Human-in-the-loop).
3. Non discriminazione algoritmica: l’algoritmo non deve produrre effetti discriminatori basati su dati storici distorti (es. nell’assegnazione dei punteggi per le graduatorie).

Nella prassi scolastica, un decreto di ricostruzione di carriera o una graduatoria interna d’istituto generata dall’AI deve riportare in motivazione il riferimento al software utilizzato e la validazione finale del DSGA e del DS.

Il Dirigente Scolastico e il Direttore SGA

La digitalizzazione e l’adozione dello strumento dell’AI non cancella la responsabilità, ma ne sposta il baricentro.

Il DS risponde ex art. 21 del D.Lgs. 165/2001 per il mancato raggiungimento degli obiettivi.

• Culpa in eligendo: il DS è responsabile della scelta del fornitore di AI. Deve accertarsi che il software sia conforme al GDPR e che non sia una “black box” (scatola nera) inaccessibile.
• Responsabilità Adottiva: il DS firma il provvedimento finale. Se l’AI commette un errore macroscopico non rilevato, il DS ne risponde in termini di legittimità dell’atto.

Il DSGA ha la direzione dei servizi generali e risponde della conformità degli atti contabili e amministrativi.

• Responsabilità Erariale: se l’uso di un sistema AI nei processi gestionali dalla Scuola genera errori eventualmente non verificati, il DSGA può essere chiamato a rispondere dinanzi alla Corte dei Conti per colpa grave o dolo, qualora abbia omesso la supervisione sui flussi automatizzati.
• Gestione del Personale ATA: il DSGA deve formare il personale all’uso etico dell’AI. La mancata formazione può configurare una responsabilità organizzativa.

Pertanto, l’introduzione dell’AI nella segreteria della Scuola non esonera gli organi apicali (DS e DSGA) dalle proprie responsabilità istituzionali, ma ne muta l’oggetto (dalla culpa in vigilando sulla singola pratica alla culpa in eligendo del sistema tecnologico).

Il principio del “Human-in-the-loop” (intervento umano nel ciclo decisionale) è il cardine per evitare il vizio di eccesso di potere. Il provvedimento amministrativo “generato” da una AI deve sempre essere validato dal dal Dirigente Scolastico, che ne assume la paternità giuridica.

L’integrazione di AI nei processi gestionali della Scuola richiede necessariamente una revisione del Registro dei Trattamenti (GDPR 679/2016) e una rigorosa analisi di impatto (DPIA) ex art. 35 GDPR.

La Segreteria della Scuola tratta dati “particolari” e l’uso di AI richiede:

1. DPIA (Data Protection Impact Assessment): obbligatoria per trattamenti automatizzati.
2. Designazione del Responsabile del Trattamento: Il fornitore del software AI deve essere formalmente nominato Responsabile esterno ex art. 28 GDPR.

Data la natura particolare dello strumento (AI) è sempre fortemente raccomandato il continuo e sinergico confronto con il proprio Responsabile della Protezione Dati (DPO).

Verso un umanesimo amministrativo digitale

L’AI nella segreteria scolastica rappresenta un’opportunità di “deburocratizzazione reale”. Tuttavia, la transizione richiede un investimento rigoroso e puntuale nella formazione del personale, affinché l’automazione non diventi una “scatola nera” (black box) ma un volano per la trasparenza e l’efficienza procedurale. La sfida per il DS e il DSGA è governare l’algoritmo, garantendo che la tecnologia rimanga servente rispetto alla finalità educativa e sociale della scuola.

L’AI impone quindi una revisione dei flussi di lavoro (workflow) e richiede competenze giuridiche nuove.

Il provvedimento amministrativo scolastico del futuro sarà un ibrido tra logica computazionale e discernimento umano, dove il DS e il DSGA non saranno meri spettatori, ma garanti della legalità costituzionale nel cyberspazio.

BOZZA REGOLAMENTO IN ALLEGATO