Organi collegiali on line: Requisiti tecnici e organizzativi richiesti dal Ministero per la validità delle delibere

Con l’avvio dell’anno scolastico 2026/2027 le istituzioni scolastiche, nell’ambito della propria autonomia, possono decidere di svolgere le riunioni dei propri organi collegiali aventi carattere deliberativo a distanza a condizione di:

• Modificare il regolamento d’istituto;
• Adottare i requisiti tecnici e organizzativi previsti dall’allegato alla nota ministeriale 3803 del 30 giugno 2026.

Regolamento d’istituto

Il regolamento d’istituto rappresenta il documento adottato da ogni singola istituzione a seguito della delibera del consiglio d’istituto con lo scopo di regolare le norme interne e garantire il corretto funzionamento della vita scolastica, per cui, qualora un’istituzione volesse svolgere le riunioni degli organi collegiali aventi carattere deliberativo, in modalità telematica, ha il dovere di modificare prioritariamente il regolamento d’istituto e adottare i requisiti tecnici indicati dal Ministero.

Requisiti

Al fine di garantire la validità giuridica delle delibere adottate a distanza dalle istituzioni scolastiche, il Ministero dell’Istruzione e del Merito, ha allegato, alla circolare n° 3803 del 30 giungo 2026, un documento tecnico-organizzativo, con il quale definisce i requisiti tecnici che le scuole devono rispettare e che in sintesi sono: identità digitale certa e univoca, autenticazione forte e gestione dei ruoli, rilevazione delle presenze, sistema di votazione palese e segreto, verbalizzazione strutturata, integrità, tracciabilità e immodificabilità dei dati e loro protezione, conformità della piattaforma.

Identità digitale

La piattaforma deve garantire l’identità digitale certa e univoca, per cui è opportuno che consenta l’accesso tramite SPID, CIE o credenziali equivalenti da imputare giuridicamente all’utente al fine di garantire che chi partecipa sia realmente il soggetto titolare del ruolo.

Autenticazione forte e gestione dei ruoli

La piattaforma, secondo quando indicato dall’allegato ministeriale deve garantire l’autenticazione dei soggetti autorizzati a partecipare all’organo collegiale al fine di prevenire gli accessi non autorizzati e avere un corretto svolgimento della seduta con una chiara distinzione dei ruoli tra presidente, segretario e membri dell’organo collegiale.

In questo senso la piattaforma deve rilevare la presenza dei soggetti autorizzati attraverso una registrazione automatica d’ingresso e d’uscita in un registro delle presenze al fine di validare il quorum dei partecipanti nell’adozione di una delibera.

Sistema di votazione palese e segreta

La piattaforma deve prevedere la possibilità di:

• Una votazione palese al fine di garantire la trasparenza nelle deliberazioni non soggette a segretezza attraverso la tracciabilità del voto da associare al partecipante;
• Una votazione segreta al fine di tutelare la segretezza del voto e la libertà decisionale di ogni partecipante attraverso la separazione strutturale tra l’identità del votante e il voto espresso in modo da rendere impossibile la correlazione tecnica;

Verbalizzazione

Le riunioni degli organi collegiali devono prevedere una verbalizzazione strutturata in modo che il verbale regolarmente redatto e sottoscritto digitalmente, sia conservato in modo da assicurare la validità giuridica e la conservazione documentale.

Inoltre il verbale, attraverso la registrazione delle operazioni deve avere le caratteristiche dell’integrità, tracciabilità e immodificabilità dei dati al fine di rendere verificabili le delibere stesse.

Protezione della privacy

Il documento inoltre non dimentica e pone l’accento sull’importanza della protezione dei dati personali che deve avere la piattaforma al fine di tutelare i dati dei partecipanti e garantire la sicurezza dei documenti.

Documentazione tecnica

Le scuole nell’adottare una determinata piattaforma devono ricevere dal fornitore, la documentazione tecnica al fine di poter verificare la conformità della piattaforma e della sua sicurezza.