Riunioni collegiali, ammessa le modalità online anche per quelle a carattere deliberativo: ecco le regole alle quali le scuole debbono attenersi
Il 24 giugno scorso si è tenuta, in videoconferenza, tra i rappresentanti dell’Amministrazione e i rappresentanti delle Organizzazioni Sindacali CISL SCUOLA, UIL SCUOLA, SNALS – CONFSAL, Federazione GILDA UNAMS, ANIEF – Associazione sindacale professionale, la riunione di chiusura del confronto sulla definizione dei criteri e delle modalità di svolgimento a distanza delle attività di carattere collegiale che rivestono carattere deliberativo.
All’esito del confronto, le parti hanno convenuto che le istituzioni scolastiche autonome possono disciplinare, con modifica dei regolamenti di istituto, le modalità dello svolgimento a distanza delle attività di carattere collegiale di cui sopra, a condizione che adottino soluzioni digitali idonee a garantire il corretto svolgimento delle sedute in modalità a distanza e l’espressione del voto mediante sistemi di voto online certificati.
Tali sistemi dovranno assicurare il carattere personale del voto (garanzia di univocità), la trasparenza e verificabilità delle procedure secondo criteri di sicurezza, integrità e correttezza e la protezione dei dati personali sulla base delle indicazioni contenute nell’Allegato tecnico.
Sicurezza e validità giuridica al centro
Le nuove disposizioni mirano a garantire che ogni decisione presa in modalità digitale abbia la stessa validità giuridica di quella in presenza. Le soluzioni tecnologiche adottate dalle scuole devono basarsi su principi cardine: l’identificazione certa dei partecipanti, l’integrità dei dati e la segretezza del voto quando richiesto.
Non si tratta solo di collegarsi a una piattaforma video, ma di assicurare che ogni azione sia riconducibile a un utente autenticato attraverso identità digitali univoche, come stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Per garantire la massima sicurezza, i sistemi devono prevedere una chiara distinzione dei ruoli – tra presidente, segretario e componenti – e implementare misure come il tracciamento delle sessioni e l’interruzione automatica in caso di inattività.
Il voto segreto online
Uno dei punti più complessi affrontati dal documento riguarda il voto a scrutinio segreto. A differenza del voto palese, dove la tracciabilità tra votante e scelta è necessaria per la verbalizzazione, il voto segreto richiede una separazione strutturale tra l’autenticazione e l’espressione della preferenza.
Perché una votazione segreta online sia valida, il sistema deve garantire un anonimato effettivo e non reversibile, impedendo a chiunque – inclusi gli amministratori di sistema o i fornitori – di risalire all’identità del votante. Il documento chiarisce che non sono idonee le soluzioni che non permettono di dimostrare tecnicamente l’anonimato delle risposte.
Privacy e protezione dei dati
In ambito di protezione dei dati personali, le scuole devono muoversi nel rigido rispetto del GDPR. È prevista la nomina formale dei fornitori esterni come responsabili del trattamento e, nei casi specifici del voto digitale, l’effettuazione di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Inoltre, le istituzioni scolastiche sono tenute a verificare la localizzazione dei dati e le misure di sicurezza dichiarate dai fornitori cloud.
Prossimi passi per le scuole
L’adozione di queste tecnologie non è solo una scelta tecnica, ma organizzativa. Le istituzioni scolastiche sono chiamate ad adeguare i propri regolamenti d’istituto, disciplinando puntualmente le modalità di voto e le procedure da seguire in caso di malfunzionamenti tecnici.
Prima di adottare qualsiasi soluzione, la scuola ha l’obbligo di effettuare una verifica di conformità, acquisendo dal fornitore una documentazione tecnica dettagliata che attesti il rispetto di tutti i requisiti ministeriali. Solo così la digitalizzazione degli organi collegiali potrà dirsi non solo una comodità logistica, ma un solido strumento di democrazia scolastica.