Riunioni online degli organi collegiali scolastici: procedura da seguire

Le riunioni online degli organi collegiali (Collegi dei docenti, Consigli di classe, interclasse, intersezione e GLO) sono oggi pienamente ammesse, anche con carattere deliberativo. Devono però svolgersi nel rispetto delle indicazioni tecniche e organizzative definite dal Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM).
La cornice normativa, consolidata nel 2026, richiede alle istituzioni scolastiche una serie di adempimenti formali e tecnici. L’obiettivo è garantire la validità giuridica delle deliberazioni, la sicurezza dei dati e la correttezza delle procedure adottate.

Riunione online organi collegiali, cosa deve fare la scuola

Il primo passaggio necessario per consentire lo svolgimento delle riunioni a distanza consiste nell’aggiornamento del Regolamento d’Istituto. Al suo interno deve essere inserita una specifica sezione dedicata alle modalità di svolgimento delle sedute collegiali online. Il regolamento deve innanzitutto stabilire le modalità di convocazione telematica e le procedure utilizzate per registrare e gestire le presenze e le assenze dei partecipanti.

Devono inoltre essere individuati gli strumenti attraverso i quali effettuare sia il voto palese sia quello segreto, insieme ai criteri da seguire per la corretta verbalizzazione delle sedute. Infine, il regolamento deve disciplinare le procedure da adottare in caso di problemi tecnici durante la riunione. Senza questa integrazione, secondo quanto riportato nel documento, la scuola non può deliberare validamente online.

Quali requisiti deve avere la piattaforma

Un altro elemento fondamentale riguarda la scelta della piattaforma utilizzata per le riunioni. Per garantire la validità delle deliberazioni, la scuola deve utilizzare strumenti in grado di assicurare trasparenza e segretezza del voto. La piattaforma deve permettere l’identificazione univoca dei partecipanti, l’autenticazione e la gestione sicura delle sessioni.

Deve inoltre garantire la protezione dei dati personali, la tracciabilità delle operazioni attraverso i log di sistema e la possibilità di gestire correttamente il voto, sia in forma palese sia segreta. Nel caso del voto segreto deve essere assicurata la separazione tra l’identità del votante e il voto espresso. La piattaforma deve infine consentire una verbalizzazione strutturata e l’esportazione o la firma digitale dei documenti.

Validità delle deliberazioni, cosa serve

Le deliberazioni adottate durante una seduta telematica devono rispettare alcuni requisiti affinché risultino valide e tracciabili. In particolare, devono essere correttamente registrate, verificabili, conservate secondo le disposizioni previste e riconducibili ai partecipanti identificati.
A questo scopo, la piattaforma utilizzata deve produrre anche un registro automatico e immodificabile delle presenze, necessario per la validazione degli atti adottati durante la seduta.

Le indicazioni ministeriali

Il MIM ha definito criteri e modalità per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali con carattere deliberativo. Le istituzioni scolastiche devono attenersi alle indicazioni ministeriali emanate nel 2026, all’allegato tecnico relativo ai requisiti delle piattaforme e agli orientamenti ARAN richiamati nel documento. Questi ultimi confermano la possibilità di svolgere le riunioni a distanza a condizione che tale modalità sia prevista nel Regolamento d’Istituto.

Riunioni online, la procedura operativa

Le singole istituzioni scolastiche, nell’ambito della propria autonomia, devono innanzitutto effettuare un’analisi del Regolamento d’Istituto e predisporre la relativa proposta di integrazione. La proposta deve essere approvata dal Consiglio d’Istituto o di circolo. Successivamente deve essere individuata una piattaforma conforme ai requisiti tecnici previsti e deve essere formato il personale sul suo utilizzo e sulle procedure di voto.

A quel punto possono essere attivate le riunioni, attraverso la convocazione telematica e la corretta gestione delle presenze. L’ultimo passaggio riguarda la verbalizzazione digitale delle sedute e la relativa conservazione secondo le disposizioni previste