Comunicazioni ufficiali del dirigente scolastico tramite whatsapp, presentano limiti di legittimità e regolarità

Gli ordini di servizio da comunicare ufficialmente ai docenti e al personale ata, come per esempio una modifica dell’orario di servizio o una convocazione collegiale, dovrebbero avere un carattere di ufficialità con tanto di protocollo e devono essere recapitate attraverso canali istituzionali che garantiscano all’atto piena legittimità e regolarità. Quindi le comunicazioni ufficiali del dirigente scolastico tramite gruppi whatsapp, presentano forti limiti di legittimità e anche evidenti criticità sul piano della regolarità normativa.

La tracciabilità dell’ordine di servizio

A volte l’uso di Whatsapp può essere utile per raggiungere qualcuno e per comunicare qualcosa. È importante sapere che non è questo il modo legittimo per comunicare ordini di servizio ai docenti. L’ordine di servizio impartito da un dirigente scolastico ad un docente, come per esempio un cambio dell’orario scolastico, un recupero di un’ora di permesso breve o una convocazione ufficiale in ufficio di presidenza, sono comunicazioni che devono essere recapitate al docente con un numero di protocollo elettronico.

Non è legittimo impartire ordini di servizio ai docenti comunicando con loro per le vie brevi, cercandoli attraverso il contatto WhatsApp personale o nel gruppo di servizio della scuola.

I messaggi del Ds o dei suoi collaboratori, inviati come ordini di servizio ai docenti, non hanno una validità di legittimità e non sono sostitutive a quelle ufficiali di circolari regolarmente protocollate. È priva di ogni fondamento giuridico l’idea che la comunicazione di Whatsapp possa considerarsi un avviso “per le vie brevi” e quindi acquisire un valore di ufficialità.

È utile sottolineare che l’art. 9, comma 2, del DPR 62 del 16 aprile 2013 dispone la tracciabilità dei processi decisionali adottati dai dipendenti deve essere, in tutti i casi, garantita attraverso un adeguato supporto documentale, che consenta in ogni momento la replicabilità.

Comunicazioni ufficiali tramite circolare

Le comunicazioni ufficiali del dirigente scolastico devono essere inviate, attraverso canali ufficiali ( sito istituzionale della scuola, registro elettronico, posta istituzionale della scuola…), ai diretti interessati che hanno l’obbligo di leggere le circolari pubblicate.

È utile sapere che le circolari interne di un Dirigente scolastico, indirizzate ai docenti per impartire un’istruzione, un preciso ordine di servizio, per ricordare una scadenza o un calendario dei lavori, o solo per comunicare un’informazione, rientrano a tutti gli effetti nel potere di organizzazione dirigenziale, come previsto ai sensi dell’art.5 del D.Lgs. n.165 del 30 marzo 2001 e perciò come tali per esse esiste, quando il docente non è in ferie, l’obbligo di leggerle e prenderne visione dai canali ufficiali della scuola.

Quindi se esiste una comunicazione ufficiale da fare ai docenti, ai coordinatori di classe, alle funzioni strumentali o alle RSU, il canale da utilizzare è quello della circolare regolarmente protocollata e diffusa. Mentre non può avere titolo di legittimità il messaggio inviato per le vie brevi tramite WhatsApp.