La programmazione degli acquisti sotto soglia: iter da seguire e modello di attestazione di non predisposizione del Programma Triennale

L’entrata in vigore del nuovo Codice dei Contratti Pubblici (D. Lgs. 36/2023) e la piena digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti (operativa dal 1° gennaio 2024) hanno riproposto con forza il tema del raccordo tra la programmazione contabile-finanziaria delle istituzioni scolastiche (disciplinata dal D.I. 129/2018) e la programmazione triennale dei contratti pubblici di beni, servizi e lavori.

Nella quotidianità delle scuole, tuttavia, emerge un dato statistico e fattuale: la stragrande maggioranza degli istituti scolastici non prevede – nel proprio orizzonte programmatico – singoli affidamenti di importo pari o superiore alle soglie fissate dal Codice per far scattare l’obbligo del Programma Triennale degli Acquisti.

In questa condizione frequente, cosa devono fare concretamente il Dirigente Scolastico e il DSGA? L’assenza di acquisti sopra soglia esime la scuola da ogni adempimento formale, oppure occorre adottare atti ricognitivi e adempiere agli obblighi di trasparenza? Il presente articolo intende chiarire l’iter da seguire, le insidie da evitare e la modulistica formale da adottare.

Il quadro normativo: quando scatta (e quando NON scatta) l’obbligo

L’articolo 37 del D. Lgs. 36/2023 disciplina la programmazione dei lavori e degli acquisti di beni e servizi per tutte le stazioni appaltanti, comprese le istituzioni scolastiche.

I presupposti per l’obbligo della programmazione triennale sono legati a precise soglie economiche individuate per singolo intervento o acquisto unitario (non al totale aggregato dell’intero bilancio scolastico):

• Beni e Servizi: acquisti di importo stimato pari o superiore a 140.000 euro (al netto di IVA).
• Lavori Pubblici: interventi di importo stimato pari o superiore a 150.000 euro (al netto di IVA).

Se l’Istituzione Scolastica non ha in programma l’acquisizione di beni/servizi o l’esecuzione di lavori per importi pari o superiori a tali cifre nel triennio di riferimento, non sussiste l’obbligo di redazione e approvazione del Programma Triennale degli Acquisti (né dell’elenco annuale) sulla piattaforma informatica ministeriale/MIT o tramite le schede standard allegate al Codice dei Contratti.

L’iter procedurale per la scuola sotto soglia: i 4 passaggi operativi

L’assenza dei presupposti per il Programma Triennale non equivale all’inerzia amministrativa. Per garantire il rispetto dei principi di tracciabilità, trasparenza (D. Lgs. 33/2013) e buon andamento della PA, il Dirigente Scolastico e il Direttore SGA devono attuare un preciso percorso in quattro fasi:

a) Istruttoria congiunta DS-DSGA

b) Attestazione di non predisposizione (Atto del DS)

c) Pubblicazione in Amministrazione Trasparente & Albo on line

d) Raccordo con il Programma Annuale (Relazione Illustrativa)

L’istruttoria congiunta DS-DSGA

In fase di predisposizione del Programma Annuale (ex art. 5 D.I. 129/2018), il Dirigente Scolastico, in collaborazione con il Direttore SGA, effettua una ricognizione contabile per verificare se, tra le schede di destinazione delle risorse (Progetti e Attività), figurino acquisti unitari pari o superiori a 140.000 € (o 150.000 € per i lavori).

L’adozione dell’Attestazione formale (a cura del DS)

Preso atto dell’assenza di acquisti sopra soglia, il Dirigente Scolastico adotta un formale provvedimento denominato: “Attestazione di non predisposizione del Programma Triennale dei beni e servizi e del Programma Triennale dei Lavori Pubblici per il triennio [___-___]”.

Adempimenti di Trasparenza e Pubblicità

L’attestazione deve essere pubblicata per adempiere agli obblighi di trasparenza previsti dall’art. 28 del D. Lgs. 36/2023 e dal D. Lgs. 33/2013:

1. Nella sezione del sito web Amministrazione Trasparente > Bandi di gara e contratti > Atti relativi alla programmazione di lavori, opere, servizi e forniture.
2. All’Albo On-line dell’Istituto per 15 giorni per motivi di pubblicità legale.

Integrazione nella Relazione Illustrativa al Programma Annuale

Per dare coerenza contabile al sistema, il Dirigente Scolastico inserisce un apposito paragrafo all’interno della Relazione illustrativa al Programma Annuale, esplicitando che non si è proceduto alla redazione del Programma Triennale ex art. 37 D. Lgs. 36/2023 per mancanza dei presupposti dimensionali ed economici.

Casi particolari e insidie operative da non sottovalutare

Nell’attività pratica del Dirigente Scolastico e del Direttore SGA possono presentarsi situazioni border-line che rischiano di generare errori di valutazione o contestazioni in sede di controllo da parte dei Revisori dei Conti.

A) Le Concessioni di Servizi (es. Distributori Automatici, Bar Scolastico)

È un errore frequente valutare la concessione del servizio di bar o distributori automatici in base al canone che il concessionario versa alla scuola.

Ai sensi dell’art. 179 del D. Lgs. 36/2023, il valore di una concessione è costituito dal fatturato totale del concessionario generato per tutta la durata del contratto (al netto dell’IVA).

Esempio: Se un contratto per distributori automatici dura 5 anni e il fatturato annuo stimato per la ditta è di 30.000 €, il valore della concessione è pari a 150.000 €.

Conseguenza: Tale concessione supera la soglia di 140.000 € e deve essere inserita nel Programma Triennale degli Acquisti, anche se per le casse della scuola si tratta di un’entrata e non di una spesa.

B) I Progetti PNRR, PN e Finanziamenti ad hoc

Se la scuola riceve un finanziamento consistente (es. PNRR, PN, etc.) gestito in un unico quadrimestre/anno:

• Occorre verificare se l’affidamento a un singolo fornitore per una determinata tipologia di beni/servizi superi i 140.000 €.
• Se il progetto è suddiviso in più affidamenti e Lotti funzionali/prestazionali distinti di importo inferiore a 140.000 €, non scatta l’obbligo del programma triennale, fermo restando il divieto assoluto di frazionamento artificioso del contratto (art. 14, comma 6, D. Lgs. 36/2023).

C) Sopravvenienze in corso d’anno

Cosa succede se, durante l’esercizio finanziario, la scuola riceve un finanziamento imprevisto che richiede un acquisto superiore a 140.000 €?

In questo caso, il Dirigente Scolastico dovrà redigere la variazione della programmazione, adottare il Programma Triennale (o il suo aggiornamento) e sottoporlo ad approvazione/ratifica contestualmente alla variazione del Programma Annuale in Consiglio di Istituto.

Conclusioni

La gestione degli acquisti sotto soglia non deve essere vissuta come una lacuna procedurale, ma come il normale esercizio della semplificazione amministrativa riconosciuta alle istituzioni scolastiche.

Per il Dirigente Scolastico e il Direttore SGA, la parola d’ordine è tracciabilità della scelta: formalizzare l’assenza dei presupposti tramite una dichiarazione espressa e coordinare tale scelta con la Relazione al Programma Annuale mette al riparo l’istituto da qualsiasi rilievo in sede di controllo interno e garantisce la piena trasparenza verso l’amministrazione centrale e la comunità scolastica.

Modello di Attestazione di Assenza di Obbligo

Si riporta di seguito un format di provvedimento che il Dirigente Scolastico può adottare e pubblicare.