Riunioni docenti online, bisogna partecipare con audio e video: potranno essere registrate? E le chat interne?

La scorsa settimana è arrivato l’accordo tra Ministero dell’Istruzione e del Merito e organizzazioni sindacali per consentire lo svolgimento in modalità telematica delle riunioni collegiali dei docenti con carattere deliberativo.

Inoltre, come riporta Italia Oggi, dal confronto in sede sindacale è stato confermato che le attività funzionali dei docenti svolte online sono da ritenersi compatibili con la forma del lavoro agile. Il ministero, a questo punto, dovrà inviare alle istituzioni scolastiche il testo del verbale di confronto, corredato da un allegato tecnico-organizzativo illustrativo dei necessari requisiti delle piattaforme digitali utilizzate al fine di garantire il carattere personale del voto.

Cosa cambierà nel concreto

Proprio a proposito degli aspetti procedurali, si possono delineare i profili che devono essere approfonditi e documentati in appositi atti interni, definiti con il coinvolgimento del DPO (responsabile della protezione dei dati), anche allo scopo di adeguare i documenti “privacy” (ad esempio, informative, registro del trattamento, analisi dei rischi).

A monte dello svolgimento della riunione si pone l’individuazione della piattaforma utilizzabile, selezione da operare in relazione a standard di sicurezza e funzionalità. Occorre stabilire anche le modalità di accesso alla riunione virtuale, in maniera da garantire che tutti quanti i dispositivi e le reti assicurino la riservatezza della riunione e la stabilità del collegamento. È necessario, quindi, stabilire quali dispositivi possano essere utilizzati per la connessione.

In relazione alla partecipazione, una regola generale raccomanda l’isolamento ambientale del soggetto che si collega da remoto, per evitare che soggetti non autorizzati possano ascoltare o, peggio, condizionare il voto individuale e l’esito della riunione. A tutela della privacy, si pone l’avvertenza di limitare la condivisione dello schermo del singolo partecipante ai soli casi e modi in cui sia eventualmente autorizzata: mettere a disposizione degli altri partecipanti ciò che appare sullo schermo del singolo potrebbe comportare la rivelazione di documenti e informazioni da tenere riservati.

Come regolare i messaggi scambiati durante la riunione?

Bisogna, inoltre, prendere posizione a proposito della possibilità per i partecipanti di usare canali paralleli di comunicazione. In particolare, occorre specificare se sia consentito, durante la riunione, utilizzare applicazioni di messaggistica istantanea per scambiarsi opinioni sulla decisione da assumere. Trattandosi di riunioni deliberanti, si deve considerare che la discussione deve avvenire in sede plenaria e che eventuali contatti diretti ristretti pregiudicano il trasparente andamento della riunione.

A proposito dello svolgimento della riunione, le esigenze di garanzia della correttezza della stessa impongono di disciplinare espressamente anche l’aspetto relativo all’obbligo di contestuale connessione sia audio sia video. Questa è l’unica opzione che replica la riunione con la presenza delle persone in una medesima stanza. Al medesimo fine di rafforzare la regolarità della sessione, va assunta la decisione a proposito della possibilità per i singoli partecipanti di registrare l’audio e/o il video della riunione stessa: la soluzione che appare più congrua è di stabilire a monte se e come una riunione possa essere registrata.

Altro profilo da normare è l’uso delle chat interne alle piattaforme per l’espressione del voto. Al riguardo, si deve riflettere sul fatto che l’uso della chat implica la possibile conservazione nel sistema informatico delle comunicazioni inviate e scambiate e, quindi, c’è la possibilità che terzi non autorizzati vengano a conoscenza dell’andamento della riunione.

È essenziale per la buona riuscita della riunione e per assicurare la massima partecipazione condurre la stessa garantendo ordine negli interventi, secondo una scaletta predefinita articolata, ad esempio, nei seguenti passaggi:

• illustrazione del tema da discutere;
• esposizione degli interventi secondo regole di interazioni eque a proposito di ordine e di tempi massimi;
• fase deliberativa.

E i disservizi?

In quest’ottica sono da bandire i discorsi su temi non pertinenti, le interruzioni da parte degli altri partecipanti e i comportamenti inappropriati o, addirittura, offensivi. Vanno, poi, disciplinati i casi di disservizio del collegamento per problemi tecnici e le relative determinazioni da assumere, tra cui: rinvio della riunione o possibilità di collegamento con strumenti alternativi in caso di disguidi che interessino solo alcuni partecipanti,.

Lo svolgimento della riunione da remoto, infine, deve essere documentato dal verbale, nel quale si attestano le modalità di partecipazione. Del verbale occorre stabilire le modalità di redazione e sottoscrizione

Cosa cambia e cosa prevede il verbale

Il CCNL 2019/21 già consentiva lo svolgimento da remoto delle riunioni prive di carattere deliberativo – programmazione didattica collegiale, consigli di classe e collegi docenti non deliberanti – ma per quelle deliberative si rendeva necessario un apposito confronto ministeriale. Il verbale siglato stabilisce che tali riunioni, se svolte in modalità telematica, dovranno garantire il carattere personale del voto e offrire “garanzie di trasparenza” secondo criteri di sicurezza, integrità, correttezza e protezione dei dati.